O Gerenciamento de Conteúdo em Projetos

A multidisciplinaridade e a complexidade do ambiente de projetos exigem uma mudança de foco no que diz respeito a disponibilização da informação aos envolvidos no projeto.

É fácil constatar que estamos vivendo momentos de grandes mudanças, principalmente no que tange ao Gerenciamento de Projetos. Os projetos, de uma maneira geral, estão se tornando, cada vez mais, multidisciplinares e mais complexos. O volume e a diversidade de tipos de documentos gerados por um projeto são cada vez maiores. A dispersão geográfica das equipes de projeto vem tornando-se um fator complicador, pois traz dificuldades para a realização de reuniões e gera um aumento nos custos do projeto em função das necessidades de deslocamento. O desenvolvimento tecnológico criou um cenário no qual é muito pouco provável juntar numa mesma equipe de projetos pessoas que dominem todas as tecnologias necessárias para o seu planejamento e implementação. O grande desenvolvimento na área de comunicação veio permitir contatos rápidos entre quaisquer pontos do planeta, porém,  veio também possibilitar uma troca desordenada de documentos entre as partes envolvidas.

Neste cenário, o Gerenciamento de Conteúdo torna-se primordial, pois vem desempenhar um papel fundamental de integração entre a equipe de projetos e os stakeholders (todos os envolvidos no projeto), além de possibilitar a segurança e o controle de todo o fluxo de documentos.

Conceituando Conteúdo

A definição de conteúdo, dentro do Gerenciamento de Conteúdo é algo que ainda não está bem claro, ou bem definido. Segundo os dicionários, conteúdo é tudo aquilo que está contido ou encerrado em algum recipiente. Conseqüentemente podemos dizer que conteúdo é, também, a informação contida em textos, livros, gráficos, tabelas, imagens, e até em sons, músicas e filmes.

Podemos fazer uma analogia de conteúdo com documentos. Se tirarmos de um documento tudo o que diz respeito à sua apresentação, ao seu design, ficaremos apenas com os dados do documento. Estes dados representam uma ou mais unidades de informações, e é a estas unidades de informação que caracterizamos como conteúdo. Assim sendo, com o conteúdo isolado, podemos melhor gerenciá-lo evitando redundância, garantindo integridade, segurança e qualidade da informação, possibilitando o controle de versões, etc. Com o conteúdo isolado podemos então apresentá-lo nos mais variados formatos, quer sejam textos, tabelas, gráficos, imagens, e nos mais variados meios: internet, wap, catálogos, manuais, livros, vídeos, arquivos de som e outros. Podemos sintetizar, dentro deste contexto, que o conteúdo representa cada unidade de informação passada através dos documentos, como a descrição de um produto, a imagem de um produto, a composição do seu preço, a posição de estoque, o status de um projeto.

É conveniente destacar que, apesar da semelhança, conteúdo tem um significado diferente de informação. O conceito de informação está mais relacionado a um conjunto de dados estáticos, e conteúdo dá a idéia de valor para o que está sendo informado. Conteúdo compreende o conceito de coerência, de consistência, de estar fundamentado numa argumentação sólida.

O termo conteúdo parece estar mais próximo da idéia de conhecimento. Conhecimento sempre significa algum tipo de adição de valor à informação existente. Um livro numa estante não tem valor até o momento em que alguém se dispõe a desvendar o seu conteúdo.

No ambiente empresarial, caracterizamos como conteúdos os documentos eletrônicos tais como: textos, arquivos de som, fotos, filmes, tabelas, gráficos, e-mails, bancos de dados, sistemas de ERP, CRM e demais sistemas legados.

No ambiente de projetos, além dos conteúdos empresariais temos todos os conteúdos relacionados ao Plano do Projeto, Plano do Produto, stakeholders, relatórios de acompanhamento, enfim, a toda documentação do projeto.

Gerenciamento de Conteúdo

Na década de 80, as empresas eram inundadas por um volume enorme e crescente de papéis que fluía entre os seus departamentos. O ambiente externo às empresas não era diferente. O mercado clamava por reduzir o volume papeis e permitir o acesso concorrente a documentos de diferentes unidades organizacionais. Surgiram, então, as ferramentas de GED, Gestão Eletrônica de Documentos, que no seu sentido clássico inclui o armazenamento eletrônico, a classificação e a recuperação de documentos. O documento era tratado como algo estático, os esforços concentravam-se na sua digitalização. Aos poucos foram incorporadas funcionalidades de controle de versão, workflows, entre outras.

Recentemente, a moderna era de comunicação eletrônica, Internet e e-mail, veio clamar por evitar a redundância de armazenamento, pelo acesso consistente à versão correta de uma peça da informação, pelo uso da informação em diferentes contextos e pela apresentação em diferentes formatos e mídias.

As primeiras ferramentas de Gerenciamento de Conteúdo (Content Management) surgiram com o objetivo específico de facilitar a publicação de informações na Web, e eram conhecidas como Web Content Management – WCM. Aos poucos foram incorporados os conceitos de portal corporativo (Enterprise Internet Portal -EIP) e algumas funções da GED. Por outro lado, as ferramentas de GED também incorporaram algumas funções da Gestão de Conteúdo, tornando as fronteiras entre estas duas tecnologias um pouco confusas. A acredita-se que, num futuro próximo, façam parte de uma coisa só.

Atualmente, O Gerenciamento de Conteúdo é um conceito e uma tecnologia que tem como objetivos: reconhecer e isolar unidades de informação (como textos, imagens e números) em diferentes contextos (como certificados; artigos de jornais; textos livres; e-mails; etc); compor as unidades de informação em diferentes contextos; customizar as unidades de informação para um grupo específico e para usuários comuns; e apresentar, de forma otimizada, as unidades de informação em diferentes mídias.

Podemos destacar como uma grande evolução das ferramentas de Gestão de Conteúdo  a implementação do conceito de diferenciação de forma e conteúdo. Entendamos forma como a soma de estética, estrutura e navegação, e conteúdo como a informação com valor agregado.

Tecnologias

Uma série de soluções tecnológicas como EDMS (Enterprise Document Management System), sistemas de Gerenciamento de Conteúdo, e sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos) são disponibilizados pelo mercado a cada dia com o objetivo de atender a demanda por soluções integradas, e possibilitar o controle das versões e a garantia de informações atualizadas. Com o surgimento dos ASP (Aplication Server Providers) tornou-se possível a criação dos Ambientes Colaborativos, baseados na integração de diversas aplicações utilizadas em projetos com o sistema de documentação.

O surgimento do XML (eXtensible Markup Language) na indústria de software veio trazer, também, benefícios para a Gestão de Conteúdo. Sendo uma tecnologia aberta e independente de Sistema Operacional e de fornecedor, o XML veio facilitar o processamento de documentos pelo computador. O XML é um padrão desenvolvido pelo World Wide Web Consortium (W3C) e endossado pela indústria como a IBM, Microsoft, SAP, Software Ag, GM e outros, e é visto como a mudança mais radical na área de Tecnologia de Informação desde a invenção dos Bancos de Dados Relacionais e do SQL. O XML foi desenvolvido para a estruturação de informações orientadas a texto e para o processar estas informações usando sistemas de informação. A principal contribuição do XML para a Gestão de Conteúdo é o fato de que esta tecnologia baseia-se na separação do conteúdo e apresentação. Este é o motivo pelo qual os principais sistemas de gerenciamento de conteúdo são baseados em XML.  Junto com o padrão XML surgiram alguns softwares, como o TAMINO XML Server, que tem como principal função armazenar e gerenciar os mais diversos tipos de documentos, quer sejam eles em formato texto, imagem, som, vídeo, e integrar estes documentos ao ambiente corporativo da empresa, permitindo atualizações dinâmicas e a garantia de disponibilidade da última versão do documento, trazendo eficiência, compatibilidade, segurança, produtividade, economia e qualidade à Gestão de Documentos.

Mudança de foco

Com o surgimento das novas tecnologias podemos observar uma mudança no foco da Gestão de Documentos. Inicialmente a função de “enviar documentos” era a mais priorizada, agora o foco mudou para o “compartilhamento dos documentos”, o que possibilita agilizar os processos de disseminação e recuperação de informações, permitindo que os stakeholders tenham acesso à documentação de qualquer lugar, a qualquer hora, podendo visualizar, elaborar, comentar, revisar e aprovar qualquer tipo de documento.

Conclusão

Constatamos que o desenvolvimento tecnológico tem acompanhado as mudanças e disponibilizado um grande arsenal de softwares e técnicas com o objetivo de manter e controlar o conteúdo de arquivos, permitindo que estes estejam disponíveis, via internet, com acesso controlado e seguro. Mas ainda há uma grande dificuldade por parte das empresas na utilização destas tecnologias. O erro mais comum é que elas são vistas como a solução para a Gestão de Conteúdo, e não como ferramentas de trabalho poderosas que permitem a todos os envolvidos no projeto compartilhar documentos e informações em tempo real. 

A Gestão de Conteúdo não pode ser vista apenas como um Software com especificações, características e performance para atender nossas necessidades, mas também como um Conceito onde o foco está voltado para o compartilhamento do documento e não no seu envio. Deve ser visto também como um Processo, ou seja, uma revisão e otimização dos processos relacionados à documentação dentro da empresa.  E, finalmente, como um Comportamento, ou seja, uma mudança de comportamento e até uma mudança de cultura na empresa, visando agilizar o processo de tomada de decisões, onde profissionais de vários campos, além de poderem agregar conhecimento, podem agregar valor aos documentos de uma forma bem mais ágil e otimizada.

 

Se precisar de ajuda, chame um consultor.

Marcos Vojciechovski

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